KPHV - Overordnet kontinuitetsplan under Covid-19 v. 1.0

1.     Hensikt:

Helse Stavanger HF må planlegge for hvordan de viktigste delene av driften skal opprettholdes selv ved stort fravær av personell, ekstraordinær pasientpågang eller andre faktorer som krever stor omstilling av driften, og dermed planlegge for hvordan tilgjengelig helsepersonell kan disponeres.

Målsetningen med den overordnede kontinuitetsplanen skal sikre at våre pasienter får kvalitetsmessig god behandling og pleie innenfor de tidsrammer som sikrer liv og helse. Ved svært store utfordringer over tid, som f.eks. i en pandemi, må en planlegge for nedtrekk av elektiv aktivitet for å sikre dette. Man vil også måtte omstille driften ved bruk av personell som er mindre spesialisert /kompetent. Dette kan medføre et noe lavere kvalitetsnivå i behandlingen og pleien, men man må sikre at utredning og behandling er faglig forsvarlig. 

Alle klinikker har en egen kontinuitetsplan som iverksettes ved høyt fravær av personell og ved andre forhold som i stor grad påvirker driften. Når klinikkene frykter de ikke klarer å håndtere pasientpågang og/eller fravær av eget personell og samtidig utføre den delen av sykehusets kritiske funksjoner som de har ansvar for, på en forsvarlig måte, innkalles beredskapsledelsen for å vurdere om overordnet kontinuitetsplan skal iverksettes.

Før dette gjøres skal alle tiltak innad i egen klinikk, som beskrevet i egen avdelingsvis kontinuitetsplan, være iverksatt. Dette kan også inkluderer midlertidige løsninger med lån av personell over enhets-/avdelingsgrenser uten at det er behov for iverksetting av overordnet plan. Slike midlertidige forespørsler om lån av personell på enhets- og avdelingsnivå skal følge lederlinjen slik at man sikrer at alle involverte er godt informert og har samme situasjonsforståelse.

Ved iverksetting av overordnet kontinuitetsplan skal hele klinikkens kapasiteter og ressurser ses under ett.

2.     Omfang:

Planen omhandler drift- og kontinuitetsplanlegging på et overordnet plan for sengeposter og poliklinikker i Klinikk psykisk helsevern voksne (KPHV). Alle avdelinger skal et eierforhold til eget planverk som operasjonaliserer klinikkens overordnede planverk. Overordnet planverk skal også adressere nødvendige samhandlingspunkter mellom KPH BURA, JDPS og RAS.

3.     Ansvar:

•         Klinikksjef har ansvar for at klinikken har en egen kontinuitetsplan, og at avdelingene er kjent med denne. Iverksetting av plan er tillagt klinikksjef som beredskapsleder og Ledergruppen utgjør klinikkens beredskapsledelse sammen med HMSKP.

•         Avdelingssjefer har ansvar for at avdelingen har utarbeidet en egen kontinuitetsplan som kan iverksettes.

•         Ledere og ansatte på enhetene har delegert ansvar for å utføre tiltak ihht. avdelingsvis planverk.

•         AMC2/bakvaktslag utfører sine oppgaver ihht vaktplan, men har ansvar for oppfølging av vedtak og føringer som gis av klinikkens beredskapsledelse når denne plan besluttes iverksatt og i videre dialog med berørte enheter.

4.     Iverksetting av plan

•         Planen iverksettes ved betydelig fravær av personell og/eller ekstraordinær pasientpågang som medfører at klinikkens samlede evne til å utføre oppgaver blir kritisk svekket.
 

•         Planen iverksettes også der en eller flere avdelingers kontinuitetsplaner ikke er tilstrekkelig for å håndtere et stort internt fravær av personell og/eller ekstraordinær pasientpågang.

•         Planen vil også vurderes anvendt der en har bekreftede smitteutbrudd/nærkontakter som medfører en betydelig konsekvens for drift og pasientbehandling i egen eller flere avdelinger og der en ikke greier å løse dette med egne ressurser. Planverk for oppretting av pandemipost på C1, A2 og post B på Sola DPS vil bli vurdert.

5. Varsling

•         På avdelingsnivå:
Nivå 4 ledere skal varsle sin avdelingssjef der en selv ikke kan løse drifts- og pasientutfordringer ved egen enhet.

Avdelingssjef:

•         Avdelingssjef skal varsle klinikksjef der avdelingens samlede kapasiteter ikke er tilstrekkelig for å håndtere drift, pasientbehandling og evt. smitteutbrudd. Smitteutbrudd skal også alltid varsles ihht gjeldende foretaksrutiner til seksjon for smittevern.

•         Vaktlag i KPHV:
Er en del av klinikkens beredskap i egenskap av sin vaktfunksjon. BV1 og BV2 kan etter nærmere vurdering konferere med aktuell avdelingssjef eller kontakte klinikksjef som beredskapsleder om overordnet planverk bør iverksettes. For alle formål bør BV alltid holde vaktleder på AMC2 informert (ansvarshavende på post) mtp konsekvenser og planlegging av pasientflyt ut fra akuttposten.

Klinikksjef:

•         Klinikksjef innhenter relevant beslutningsstøtte ved behov og innkaller beredskapsledelsen som har eierskap til hendelsen. Støttefunksjoner kan innhentes fra bakvaktsrolle, liaisontjeneste og avdelingsoverleger. I noen situasjoner er det bare aktuelt å innkalle en tilpasset beredskapsledelse. Innkalling vil kunne meldes via HelseCim (tale-SMS-epost).

6. Beskrivelser/tiltak

6.1 Kartlegge utfordringer for å sikre ivaretakelse av kritisk drift:

Beredskapsledelsen har beslutningsmyndighet til å iverksette omplassering av personell og kompetanse på tvers mellom avdelinger når organisasjonen ses under ett. Allokering må vurderes mht varighet og skal som hovedregel forsøkes avgrenset, eks. til et pr. timer, et skift, ett eller flere døgn, mens de som mottar ressurs jobber med å dekke inn personell.

Det er derfor viktig at hver avdeling i sitt planverk har kartlagt antall av:

1.    Personell tilgjengelig i egen avdeling, både fast/innleid ansatte, inkl. personell som avvikler fri, ferie. Merk, om ferie: kan tilbaketrekking kan kun gjøres basert på frivillighet fra arbeidstaker.

2.    Spesifikk fagkompetanse/spesialitet må kunne redegjøres for, inkl. om personer er i et helsefaglig utdanningsløp.

3.    Assistenter/ekstravakter/studenter/tidligere ansatte. Denne gruppen kan også inndeles etter erfaringsnivå og oppgaver en er best trente til.

Omplassering av personell vil kunne utføres for å opprettholde kritiske aktiviteter i en eller flere avdelinger med fokus på pasientgrupper ved døgn- eller poliklinikk.

Aktiviteter som kan ligge til grunn før beslutning tas av beredskapsledelsen:

•        at det akutt- eller innen kort tid kan medføre fare for liv og helse, eller gi alvorlig prognosetap for pasienter i egen avdeling eller andre deler av organisasjonen dersom aktiviteten ikke opprettholdes.

Vurderingene må også ha fokus på om noen av de kritiske oppgavene er særlig sårbare ved høyt personellfravær fordi:

•        få medarbeidere kan utføre oppgavene hensyntatt at en allerede har rasjonalisert og tatt bort oppgaver som drives under normal- og nedskalert drift og der en står igjen med oppgaver som må opprettholdes for å ivareta forsvarlighet.

•        oppgavene krever spesialkompetanse og der en først har undersøkt om det kan gis fritak for krav om spesialkompetanse, men der denne likevel kan ivaretas/delegeres innen samme profesjon. Dette kan evt. kreve info ut til/dialog med relevant tilsynsmyndighet/annet offentlig organ.

Om noen av klinikkens kritiske oppgaver er særlig avhengig av andre enheter må også tas med i vurderingene/kartleggingen. Det kan være samhandling og pasientflyt mellom:

•        andre enheter internt i egen avdeling eller mellom avdelinger.

 

6.2 Prioritere drift/aktiviteter:

Beredskapsledelsen har beslutningsmyndighet til å legge overordnede føringer for prioritering og nedskalering av behandling og drift.

Avdelingene skal derfor i sine planverk ha en oversikt over prioriterte oppgaver/ funksjoner som det er kritisk å opprettholde sett opp mot oppgaver som kan utsettes på post eller poliklinikk. Det må også være definert et minimumsnivå av ressurser som kreves for å opprettholde disse oppgavene/ funksjonene. Eks.:

•        Hvor mange personer kreves for å opprettholde funksjonen?

•        Kan medarbeidere brukes i andre funksjoner enn det en til vanlig utfører?

•        Hvilken minimumskompetanse må til for å dekke de kritiske funksjonene og samtidig ivareta forsvarlighet?

•        Hvilke medarbeidere har denne kompetansen i dag?

•        Hvem i egen enhet/avdeling kan best overføre nødvendig læring/kompetanse til en eller flere medarbeider.

 

6.3 Klinikksovergripende tiltak i samhandling med KPHBURA og eksterne samhandlingspartnere ved Jæren Distriktspsykiatriske senter og Rogaland A-senter


 KPHBURA, JDPS og RAS har eget planverk, men vil når KPHV innkaller til beredskapsmøter innkalles til disse der det er relevant for hendelsen.